Teksti: Anne Laitinen, Keskuspuiston Ammattiopisto Reipas kolme vuotta sitten aloittaessani Keskuspuiston ammattiopiston viestintäpäällikkönä, tulin taloon aikana, jolloin sisäisen viestinnän haasteet olivat pinnalla. Monialaisessa organisaatiossa tietoa on paljon ja se voi olla sirpaleista ja irrallista. Kanavia oli käytössä useita (intra, sähköposti, Yammer, verkkolevyt, paperitiedotteet, pilvipalvelut, some-ryhmät jne.), eivätkä niiden käyttötarkoitukset olleet täysin selkeät henkilöstölle. Henkilöstöä oli aktivoitu some-kanavien käytön opetteluun Yammerin avulla. Yammer oli kuitenkin jäänyt vain parinkymmenen aktiivikäyttäjän varaan, vaikka kanavassa jaettiin paljon todella hyödyllistä tietoa. Tieto ei siis tavoittanut niitä, joiden sen piti tavoittaa. KonMari-hattu päähän ja sisäisten viestintäkanavien perkuuseen siis. Halusin yhdistää intran pysyväisluontoisen tietopankin ja yammermaisen kommunikointimahdollisuuden. Myöhemmin ratkaisulle löytyi nimikin, Sosiaalinen intranet. Pitkä ja monivaiheinen projekti sisälsi selvitystyötä, palveluntuottajien tapaamisia, henkilöstökyselyitä ja keskusteluita. Projekti laajeni koko Invalidisäätiön kattavaksi. Intran alustaksi valikoitu Stato, joka on tamperelaisyrityksen itse toteuttama. Puolensa ja puolensa tässä alustassa: Stato kyllä on muokattavissa moneksi, mutta projektin aikataulu venyi ja paukkui merkittävästi ja osa bugeista odottaa vielä korjaustaan. Rakennusprojekti valmistui vihdoin elokuussa 2016, jolloin intra avautui koko henkilöstölle. Intra vaatii toistaiseksi sisäänkirjautumisen, sillä jokainen operoi siellä tunnistettavasti omana itsenään. Sisällöntuottajilla on erilaisia rooleja. Pääkäyttäjiä on kaksi (viestintä), sisällöntuottajia parisenkymmentä (laajat käyttöoikeudet) ja peruskäyttäjiä satoja (rajoitetut käyttöoikeudet). Peruskäyttäjillä on oikeus tuottaa hyvä tietää -uutisia, kommentoida, tykätä, aloittaa avoimia keskusteluita, myydä tuotteita kirpputorilla ja perustaa ryhmätyötiloja. Intrasta löytyy edellisten sekä pysyväisluontoisen tietovaraston (infopankin) lisäksi koko Säätiön kattava kalenteri, uutiset, hanke-esittelyt, pika-gallup sekä some-virtaus (nostot some-julkaisuista henkilöstön tiedoksi). Sisällöntuottajat ja pääkäyttäjät huolehtivat muusta. Tietoa, uutiset ja keskustelukanava on nyt tarjoilla yhdessä paikassa, kompaktissa paketissa ja helposti saavutettavissa. Intraan pääsee mistä vain ja millä tahansa laitteella. Asioita ei enää tarvitse hakea eri lähteistä. "Katso intrasta" on nyt vastaus useimpiin kysymyksiin. Henkilöstölle on annettu ohje ottaa vastuu omasta tiedonsaanistaan. Tämä tarkoittaa minimissään Uutiset-osion lukemista päivittäin. Matka on vielä alussa. Uuden kanavan myötä olemme ottamassa käyttöön myös uutta viestintäkulttuuria, joka vie toisilla enemmän - toisilla vähemmän aikaa. Annen esitys 24.11. 2016 täältä!
0 Comments
|
Digiosaava Esimies
Pääkaupunkiseudun yksityisten ammatillisten oppilaitosten johtajien digiosaamista, yhteistyötä ja parastamista. Arkisto
June 2017
Kategoriat
All
|